Datenschutzerklärung für den KI-gestützten Chatbot BotBucket nach Artikel 13 und 14 DSGVO
(Stand: August 2026)
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den KI-gestützten Chatbot BotBucket sowie über Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.
Wir setzen auf dieser Website den KI-gestützten Chatbot BotBucket ein, um Anfragen zu unseren Leistungen, Zuständigkeiten, Öffnungszeiten, Formularen und weiteren Informationen automatisiert zu beantworten.
Funktionsweise des Chatbots:
Der Chatbot basiert auf einem KI-Sprachmodell (Large Language Modell), das auf Grundlage öffentlich verfügbarer Informationen des Landkreises Böblingen (z.B. von der Internetseite, Formularen, FAQ) Antworten generiert. Bei Ihrer Anfrage wählt das System relevante Informationen aus den Wissensquellen aus und erstellt darauf basierend eine individuelle Antwort.
Wichtige Hinweise:
Ihre Chat-Eingaben werden nicht zum Training, Fine-Tuning oder zur Anpassung der KI-Modelle verwendet. Die Antworten des Chatbots sind nicht rechtsverbindlich und ersetzen keine behördliche Entscheidung oder individuelle Beratung. Der Chatbot kann gelegentlich unvollständige oder fehlerhafte Informationen enthalten ("Halluzinationen"). Überprüfen Sie wichtige Angaben stets durch geeignete Quellen. Bei komplexen oder individuellen Fragen wenden Sie sich bitte direkt an die zuständige Fachdienststelle.
1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Landkreis Böblingen
Parkstraße 16
71034 Böblingen
Telefon: 07031 663-0
E-Mail: posteingang@lrabb.de
Vertreten durch den Landrat, Herrn Roland Bernhard, gem. § 37 Abs. 1 Satz 2 LKrO
2. Ansprechpartner für Datenschutz
Behördliche Datenschutzbeauftragte
Parkstraße 16
71034 Böblingen
E-Mail: datenschutz@lrabb.de
3. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten werden ausschließlich für die folgenden Zwecke verarbeitet:
- zur Bereitstellung digitaler Bürger- und Verwaltungsinformationen
- zur Beantwortung Ihrer Anfragen
- zur Sicherstellung von Betrieb, IT-Sicherheit, Stabilität und Missbrauchsabwehr
4. Kategorien verarbeiteter Daten
Es werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:
- Chat-Eingaben, Rückfragen und vom Chatbot erzeugte Antworten
- technische Daten, wie Zeitpunkt, Browserinformationen und Spracheinstellungen
- IP-Adresse in Sicherheits- und Firewall-Logs
- ggf. hochgeladene Dokumente/Fotos
Diese Daten werden nur von den jeweils Verantwortlichen verarbeitet, soweit dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
5. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Es besteht keine Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten. Vielmehr sollten keine personenbezogenen Daten bereitgestellt werden. Der Chatbot ist so konzipiert, dass er Ihre Anfragen auch ohne Eingabe personenbezogener Daten beantworten kann.
6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:
- Chat-Eingaben und Chat-Antworten:
Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse. Der Chatbot dient der Bereitstellung digitaler Bürger- und Verwaltungsinformationen sowie der Beantwortung Ihrer Anfragen. Diese Aufgabe entspricht der kommunalen Pflicht zur Bürgerinformation und-beratung. - Technische Daten (IP-Adresse, Browserinformationen, Logs):
Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO zur Sicherstellung von Betrieb, IT-Sicherheit, Stabilität und Missbrauchsabwehr. Die Verarbeitung ist erforderlich, um die ordnungsgemäße Funktion des Chatbots zu gewährleisten und Sicherheitsrisiken zu minimieren. - Hochgeladene Dokumente/Fotos:
Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO, soweit diese zur Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich sind. - Optionale Zusatzfunktionen:
Soweit Sie freiwillige Zusatzfunktionen (z.B. persönliche Merklisten, freiwilliges Freitextfeedback) nutzen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
7. Weitergabe von Daten
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt an den Auftragsverarbeiter, die YOUniquehorns GmbH. Anbieter und Auftragsverarbeiter des Chatbots ist die YOUniquehorns GmbH, Beim Spitalwald 20, 89081 Ulm. Mit der YOUniquehorns GmbH besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dabei werden die datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten.
Der Kernbetrieb von BotBucket erfolgt innerhalb der EU in der AWS-Region Frankfurt. Je nach Konfiguration können folgende optionale Zusatzdienste eingebunden werden, die Daten in Drittstaaten verarbeiten:
- Google Programmable Search (Websuche):
Es erfolgt eine globale Verarbeitung. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und ist durch das EU-U.S. Data Privacy Framework ergänzt abgesichert. Ihre IP-Adresse wird nicht an Google weitergegeben. - OpenWeatherMap (Wetterdaten):
Es erfolgt eine Verarbeitung im Vereinigten Königreich Großbritannien. Die Übermittlung ist durch den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das Vereinigte Königreich Großbritannien (Kommissionsbeschluss (EU) 2021/914) abgesichert. - Azure OpenAI Bildgenerierung:
Je nach Konfiguration ist eine globale Verarbeitung möglich. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und ist durch das EU-U.S. Data Privacy Framework ergänzt abgesichert.
Soweit Drittlandübermittlungen erfolgen, werden die Daten durch geeignete Garantien geschützt. Weitere Informationen zu den eingesetzten Garantien können Sie auf Wunsch einsehen.
Ihre IP-Adresse wird bei allen Dritt-API-Aufrufen serverseitig über BotBucket ausgeführt und nicht an die Dritt-APIs weitergegeben.
Eine anderweitige Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung hierzu.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO (einschließlich Profiling), die rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt. Die Antworten des Chatbots basieren auf einer KI-gestützten Analyse Ihrer Anfrage und der verfügbaren Informationen, stellen jedoch keine automatisierte Entscheidung im Sinne dieser Vorschrift dar.
8. Speicherdauer
Die Speicherdauer richtet sich nach der jeweiligen Konfiguration:
- Chatdaten (Eingaben und Antworten):
3 Monate nach dem jeweiligen Chat. Die Speicherung dient der Qualitätssicherung, der Nachvollziehbarkeit von Anfragen und der IT-Sicherheit. - Sicherheits- und Firewall-Logs:
30 Tage. Diese Logs enthalten IP-Adressen, Browserinformationen und Zeitstempel und dienen der Missbrauchsabwehr und Fehleranalyse. - Backups:
Werden nach Ablauf der definierten Backup-Retentionsfristen überschrieben und nicht zur Wiederherstellung einzelner gelöschter Datensätze genutzt.
Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht, sofern sie nicht für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.
9. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben folgende Rechte:
- Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung Ihrer Daten (sofern zulässig) (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
- Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO)
Zur Geltendmachung Ihrer Rechte reicht eine formlose Nachricht an das:
Landratsamt Böblingen
Parkstraße 16
71034 Böblingen
E-Mail: datenschutz@lrabb.de
Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre datenschutzrechtlichen Rechte verletzt wurden, können Sie sich gemäß Art. 77 DSGVO unbeschadet anderer Rechtsbehelfe an den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI), Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart wenden.
10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf angepasst werden, um aktuellen rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden
